บัญชีโรงแรมอย่างง่าย! สำหรับนักบริหารโรงแรมมืออาชีพ

chillipapper.com

คนที่เลือกเดินสู่เส้นทางการเป็นนักธุรกิจ มีอยู่สิ่งหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ต้องผูกพันกันไปตลอดเปรียบเสมือนเป็น เส้นเลือดใหญ่ของกิจการ คือ การจัดทำบัญชีและการบันทึกบัญชี ถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะใช้ชี้วัดกันเลยทีเดียว ว่าธุรกิจของเราจะรุ่งหรือจะร่วง

ข้อมูลบัญชีสามารถทำให้เจ้าของกิจการทราบความเป็นไปทั้งหมดเกี่ยวกับสถานะการเงินของกิจการ ว่าเงินสดได้มาเท่าไหร่จ่ายออกไปเท่าไหร่ เจ้าหนี้ ลูกหนี้ คงค้างอยู่เท่าไหร่ ซึ่งข้อมูลทางบัญชีที่ดีจะทำให้เจ้าของกิจการสามารถมองออก ข้อมูลทางบัญชีดังกล่าวจะต้องมีความสมบูรณ์และง่ายแก่การเข้าใจ   การที่ผู้ประกอบกิจการมีความเข้าใจเรื่องบัญชีจะลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้น  เช่นพนักงานที่จ้างมาทำบัญชีทำงานไม่เป็น ก็อาจถูกสรรพากรปรับ สร้างความเสียหายให้แก่ผู้ประกอบการหรือผู้ประกอบการบางคนส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี ซึ่งออกงบการเงินเอาใจผู้ประกอบกิจการด้วยการออกงบการเงินให้เป็นผลขาดทุนทำให้ไม่ต้องไปเสียภาษี อันนี้ก็ทำให้ได้รับข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง   ซึ่งทั้งหลายทั้งมวลเจ้าของกิจการก็ไม่สามารถปัดความรับผิดชอบไปให้พนักงานบัญชี หรือสำนักงานบัญชีที่จ้างทำบัญชีได้  นอกจากไม่รู้ความเป็นไปแท้จริงที่เกิดกับธุรกิจแล้ว ยังต้องได้รับโทษทั้งทางแพ่งและอาญากับทางราชการ  อย่ากระนั้นเลย บัญชีง่ายนิดเดียวแค่การทำข้อมูลแบบง่ายๆ ก็สามารถควบคุมกำไรขาดทุนของกิจการได้แล้ว

เจ้าของกิจการส่วนใหญ่ ไม่ได้เป็นนักบัญชีมาโดยกำเนิด ไม่ได้เรียนจบบัญชีมา บางคนถึงขั้นเกลียดเข้าไส้ด้วยซ้ำ เห็นแต่ตารางกับตัวเลข มึนๆงงๆ ไปหมดเลย ไหนๆเราก็ได้เป็นเจ้าของกิจการโรงแรม-รีสอร์ท สมใจอยากตามที่ฝันไว้เรียบร้อยแล้ว อดทนเรียนรู้และทำความเข้าใจเพิ่มอีกนิดเดียวคะ แล้วเราจะได้เป็นนักบริหารโรงแรมที่เรียกได้ว่าเป็นมืออาชีพของแท้ ธุรกิจของเราเอง อย่ามัวแต่หวังพึ่งพนักงานบัญชีเพียงอย่างเดียว ให้ความรักความเอาใจใส่ในธุรกิจของเราเอง เพื่อจะได้เติบโตแบบยั่งยืน มองเห็นเม็ดเงินเข้ามา สร้างรายได้เป็นกอบเป็นกำ จะได้ขยับขยายสาขาเพื่อสร้างงานสร้างอาชีพให้กับเพื่อนร่วมโลกคะ

 

ธุรกิจโรงแรม-รีสอร์ท  เป็นธุรกิจขายบริการ บางท่านอาจเถียงว่า ไม่ใช่ธุรกิจบริการอย่างเดียวซะหน่อย ในโรงแรมที่มีร้านอาหารก็มีรายได้จากค่าอาหารด้วย แต่ความเป็นจริงแล้ว ต้นทุนค่าอาหารมีเพียงแค่30-40 เปอร์เซ็นต์ของเงินที่ท่านจ่ายไปเท่านั้น ส่วนที่เหลือเป็นค่าบริการและค่าสร้างบรรยากาศให้กับสถานที่ในภัตตาคารนั่นเอง

ก่อนอื่นเรามารู้จักกับ วงจรของธุรกิจโรงแรม กันก่อนนะคะ

ค่าใช้จ่ายของธุรกิจโรงแรมประมาณ 30-40% เป็นเงินเดือน ค่าแรงและค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน เพราะธุรกิจโรงแรมเป็นธุรกิจบริการ ปัจจัยสำคัญของธุรกิจบริการคือ การใช้แรงงานคน ดังนั้น เจ้าของธุรกิจโรงแรม จะต้องรู้จักวงจรธรรมชาติของโรงแรม เพื่อวางแผนการว่าจ้างบุคลากรให้เหมาะสม

  1. วงจรวัน หมายถึง มีลูกค้ามาใช้บริการห้องอาหารหรือภัตคารทั้งช่วง เช้า กลางวัน และเย็น
  2. วงจรสัปดาห์ หมายถึง ลูกค้ามาใช้บริการในวันหยุดมากกว่าวันธรรมดา โดยเฉพาะโรงแรมที่อยู่ตามสถานที่ ที่มีแหล่งท่องเที่ยว
  3. วงจรฤดูกาล เช่น ภาคเหนือ มีฤดูหนาวเป็นฤดูท่องเที่ยว ส่วนภาคใต้หรือโรงแรมชายทะเลจะเป็นฤดูท่องเที่ยวในช่วงฤดูร้อน
  4. วงจรธุรกิจ กล่าวคือ ธุรกิจโรงแรมจะคึกคักหรือซบเซา มีตัวแปรด้านเศรษฐกิจเป็นปัจจัยสำคัญ ถ้าเศรษฐกิจดีการท่องเที่ยวจะคึกคัก ผู้คนจะออกมาจับจ่ายและท่องเที่ยวนอกสถานที่ แต่หากเป็นช่วงเศรษฐกิจซบเซา การท่องเที่ยวจะถือว่าเป็นรายจ่ายฟุ่มเฟือยที่ต้องตัดทิ้งเป็นลำดับแรก

 

รายได้ของโรงแรม ได้มาจากอะไรบ้าง?

  1. รายได้จากการขายห้องพัก
  2. รายได้จากการขายอาหารและเครื่องดื่ม
  3. รายได้จากงานจัดเลี้ยง
  4. รายได้จากการให้บริการต่างๆ เช่น ค่าบริการซักรีด ค่าโทรศัพท์ภายในและระหว่างประเทศ(รายได้ส่วนนี้อาจลดลงในยุคอินเตอร์เน็ต) รายได้จากการรับแลกเปลี่ยนเงินตรา และค่าบริการห้องฟิตเนต สปา เป็นต้น
  5. รายได้จากการขายของฝาก ของที่ระลึก
  6. รายได้จากค่าเช่า เช่น การให้ร้านค้าเช่าเปิดกิจการ หรือให้เช่าที่จอดรถส่วนบุคคล
  7. รายได้อื่นๆ เช่น ดอกเบี้ยรับ เงินปันผล เป็นต้น

 

เมื่อกล่าวถึงรายได้ไปแล้ว เรามาดูเรื่อง ค่าใช้จ่ายของโรงแรม ว่ามีอะไรบ้าง?

  1. ค่าใช้จ่ายในการบริหาร เช่น เงินเดือนฝ่ายบริหาร ค่าเอกสาร ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
  2. ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด โฆษณาประชาสัมพันธ์
  3. ค่าใช้จ่ายในการดูแลทรัพย์สิน เช่น ค่าซ่อมบำรุงอาคาร
  4. ค่าใช้จ่ายเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์ไอทีต่างๆ
  5. ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงานหรือบุคลากร เช่น ค่าแรง ค่าล่วงเวลา ค่าจ้างพนักงานพาร์ทไทม์
  6. ค่าน้ำ ค่าไฟ
  7. ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าเช่า ค่าเบี้ยประกัน ค่าภาษีป้าย ภาษีโรงเรือน เป็นต้น

 

งบการเงินที่เกี่ยวข้องกับบัญชีโรงแรม ได้แก่

  1. งบกำไรขาดทุนของทั้งกิจการ
  2. งบกำไรขาดทุนรายแผนก
  3. งบค่าใช้จ่ายรายแผนก
  4. งบกำไรสะสม

งบการเงินตามรายการด้านบน จัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่างๆของกิจการ ได้รับทราบข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในการบริหาร ร่ายยาวกันมาถึงตรงนี้ อาจมีท่านเจ้าของโรงแรมหลายท่านแย้งว่า กิจการโรงแรมของตนเป็นแค่ธุรกิจขนาดกลาง-เล็ก ไม่ได้มีการบริการครบวงจรขนาดนี้ ถ้าจะให้ทำบัญชีมากมายขนาดนี้คงจะไม่ไหว วันๆมีเรื่องวุ่นๆให้ต้องจัดการกันมากมาย แต่จะทำไงได้ละ ก็เลือกเป็นเจ้าของธุรกิจแล้วนี่ ไม่ว่าขนาดเล็ก-ใหญ่ สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เหมือนคู่ชีวิตที่ไม่อยากเจอหน้าก็คือ ยังไงก็ต้องทำบัญชี งั้น เรามาเริ่มต้นเรียนรู้การทำบัญชีอย่างง่ายๆ กันคะ สำหรับมือใหม่ หรือคนที่ไม่มีความรู้ทางบัญชีก็สามารถเรียนรู้ได้ไม่ยากคะ

มาเริ่มกันเลย

 

รายการบัญชี  หมายถึง   เหตุการณ์ที่กิจการได้เกี่ยวข้องทางการเงินที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกวัน  ซึ่งเจ้าของจะรู้ดีที่สุดว่ากิจการได้จ่ายเงินให้ใคร  จำนวนเงินเท่าไร  เพื่ออะไร   ซึ่งจะต้องมีการบันทึกด้วยความเข้าใจ  เพราะถ้าจดๆไว้ไม่เป็นระเบียบก็ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้

 

ขั้นแรก เตรียมสมุดที่จะนำมาจัดทำบัญชี เอาแบบที่เป็นเล่มหนาๆยาวๆ มีขายตาม 7-11 หรือร้านค้าทั่วไปคะ แล้วแบ่งหน้ากระดาษออกเป็นแนวตั้ง  7  แถว  แต่ละแถวมีไว้จดบันทึก ตามรายการด้านล่างนี้เลยคะ

 

แถวที่ 1  วันเกิดรายการ

 

แถวที่ 2  รายการรับเงินสดหรือเช็ค

 

แถวที่ 3  บันทึกผู้รับหรือผู้ที่จ่ายเงินหรือเช็ค

 

แถวที่ 4  คำอธิบายคร่าว ๆ

 

แถวที่ 5  รายรับ

 

แถวที่ 6  รายจ่าย

 

แถวที่ 7  ยอดคงเหลือ (รายรับ – รายจ่าย)

 

วิธีบันทึกบัญชี

 

ต้องทำตามลำดับก่อนหลังโดยบันทึกต่อเนื่องกัน ห้ามข้ามไปข้ามมา เขียนด้วยหมึก  และถ้ามีการแก้ไขรายการที่บันทึกให้เซ็นต์ชื่อกำกับทุกครั้ง เก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เช่น    แยกแฟ้มใบเสร็จรับเงินที่ได้รับมา (แฟ้มลูกหนี้) กับแฟ้มแยก  จากใบเสร็จรับเงินที่ออกให้ลูกค้า (แฟ้มเจ้าหนี้)

บันทึกได้ครบ 1 เดือน  บวกยอดรวมสรุปรายรับ-รายจ่ายประจำเดือน  จะเห็นชัดเจนว่าเดือนนี้เรามีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่

 

ง่ายมากเลยใช่ไหมคะ เพียงแค่มีรายการบันทึกบัญชีง่ายๆแบบนี้ เราก็จะรับรู้รายได้-รายจ่ายแต่ละเดือน และสามารถควบคุมกระแสเงินสดแบบง่ายๆ รัดกุม รอบคอบ เงินทองไม่รั่วไหลคะ วันนี้นอนดึกมากแล้ว ฝันดี ราตรีสวัสดิ์นะค่ะ

Leave a Reply